Funció del comandament en el procés de formació i desenvolupament del personal col·laborador

Si realment estem convençuts que el pla de formació elaborat és una eina útil, i respon a les necessitats formatives detectades, tant el departament de RRHH com els comandaments haurien de tenir molt interès en donar a conèixer el pla de formació, bàsicament pel valor que pot aportar a cada empleat/ada, als departaments i a l’organització.

La seqüència de la comunicació hauria de tenir tres fases:

1. La difusió del pla de formació i/o de la programació anual.
2. La difusió de la programació trimestral calendaritzada.
3. La difusió de les fitxes tècniques o dels plans docents de les accions formatives corresponents.

La comunicació s’ha de portar a terme des de RRHH o formació, a través de la intranet, i també a través del personal de comandament, que és qui millor pot explicar l’oferta formativa al seu equip.

Quan una persona adulta analitza el contingut i els objectius d’una acció formativa, activa a la seva ment tot el que ja sap, tota la seva experiència, sobre aquesta temàtica, i pot decidir si li aportarà alguna cosa o no. Així doncs, la comunicació hauria de mobilitzar expectatives positives de cara a la formació. Expectatives que hauria de reforçar el comandament amb una breu entrevista prèvia a la inscripció al curs.

L’amplitud i la profunditat de la visió que té l’equip directiu, i RRHH, sobre l’organització no és la mateixa que pot tenir el personal de base. Des d’aquest punt de vista, i en funció d’objectius o de plans de futur, de vegades cal avançar la capacitació de les persones i de l’equip per enfrontar nous reptes.

La inscripció de cada empleat/ada a una o més accions formatives hauria de ser fruit d’un procés de diàleg entre l’equip, o entre l’empleat i el comandament. Un cop resolt l’assumpte de l’obligatorietat o la voluntarietat, cal analitzar les propostes concretes i veure si s’adapten a les necessitats plantejades al seu moment. La inscripció a una acció formativa no pot ser una decisió a cegues.

Lògicament, a banda de les accions formatives que el comandament pot considerar idònies per al seu equip, cada persona ha de poder inscriure’s a altres que li puguin interessar. Un cop portades a terme les inscripcions, el comandament les hauria de comunicar a RRHH o formació amb la seva validació.

Si no és així, hi ha una sèrie d’aspectes (una mena de decàleg) que cal tenir en compte:

1. Reglament o normativa explícita o implícita. El compliment d’una norma publicada, coneguda, actualitzada permet actuar respectant les regles del joc acordades. Si la normativa és implícita, també cal respectar-la i evitar al màxim les excepcions i les decisions arbitràries. En qualsevol cas, seria oportú convertir la normativa implícita en explícita, i publicar-la.
2. Atenció al calendari. Si no es tracta d’una urgència, o d’un fet que es produeix en un moment puntual, com l’acollida, la promoció, etc., hi ha èpoques de l’any menys problemàtiques que altres per fer formació.
3. Càrregues de feina. Atenció als empleats públics més eficients que no poden fer formació ja que sempre reben els encàrrecs més importants o més urgents.¬
4. Afavorir la igualtat d’oportunitats. En aquest sentit, disposar d’un reglament és la clau.
5. Tenir en compte el número d’hores de formació/persona/any. Criteri que es pot recollir al reglament, i que és un indicador de gestió de la formació.
6. Conèixer l’expedient formatiu dels col·laboradors (cursos realitzats i acreditats en anys anteriors, abandonament, etc.).
7. Demanar assessorament a RRHH quan cal decidir quina persona pot fer una determinada formació i quina no (per exemple, perquè no hi ha places, perquè no es pot deixar de prestar un determinat servei o desatendre un departament o perquè es considera que no és el perfil idoni, etc.).
8. Tenir en compte el procediment de revisió d’aquesta decisió en cas de desacord d’un(a) col·laborador(a).
9. Conèixer el sistema d’ajuts a la formació externa no programada.
10. Altres aspectes que pot recollir la normativa o el reglament.