Funció del comandament en el procés de formació i desenvolupament del personal col·laborador

Marc general: el comandament (i directiu o directiva) en el desenvolupament dels seus col·laboradors

Una de les responsabilitats més complexes que existeixen a l’àmbit laboral és la conducció d’equips humans.

Dirigir i desenvolupar equips és molt difícil. Són moltes les habilitats i els coneixements necessaris per tenir èxit en aquesta missió. Conscients d’aquesta dificultat, des de la Diputació de Barcelona es va liderar un procés que, amb la participació de més de 70 persones que desenvolupaven diferents llocs de responsabilitat directiva i de comandament, va identificar i definir aquelles funcions i rols que es van considerar més rellevants pel seu exercici professional. El seu treball es va recollir en el que es va denominar el model de comandament de la Diputació de Barcelona. La gràfica següent mostra una síntesi del model de comandament:

Model de comandament de la Diputació de Barcelona.

Una de les funcions clau que marca aquest model és la de dirigir, entesa com posar en pràctica el que hem planificat i organitzat, supervisant tota l’actuació. Està bàsicament associada a la direcció (guiatge) de l’actuació de les persones i també al seu desenvolupament.

Aquesta funció complexa es pot dividir en moltes tasques:

  • Fixar objectius.
  • Marcar prioritats concretes.
  • Realitzar encàrrecs personals i/o col·lectius.
  • Clarificar nivells de responsabilitat.
  • Fer un seguiment de la tasca i donar feedback.
  • Resoldre conflictes.
  • Etc.

Un aspecte cabdal d’aquest lideratge és donar suport a les persones, vetllar per la seva formació i pel desenvolupament de les seves competències professionals.

Desenvolupament de l’equip

Portar a terme la tasca encomanada a una unitat o un departament, amb qualitat i eficiència, requereix la participació i el compromís de tots els membres de l’equip. Una de les funcions clau d’un comandament és aconseguir aquesta implicació dels/de les seus/seves col·laboradors/ores, demanant-los l’esforç necessari i oferint-los el seu suport per millorar l’exercici professional.

Un dels instruments de què disposa el/la cap per obtenir el millor del seu equip és el desenvolupament professional -de cada persona i de l’equip-, la qual cosa es pot aconseguir a través de la pròpia organització de la feina; i de la formació programada pel departament de RRHH o de formació, ja sigui interna, més o menys estructurada, o bé a través d’accions formatives amb suport extern. Així doncs, fer créixer l’equip és una funció que cal renovar any rere any.

A moltes organitzacions, hi ha dues competències complementàries relacionades amb la formació i el desenvolupament:

  • Desenvolupament de persones i d’equips que correspon a personal de comandament, és a dir, persones que tenen un equip al seu càrrec.
  • Aprenentatge permanent que correspon al personal de base.

Per exemple, la Direcció de Serveis de Formació (DSF) va prendre com a referència les funcions i els rols principals que descrivia el model de comandament a l’hora de dibuixar els perfils professionals d’aquest col·lectiu. Com es pot veure en el següent perfil.

Perfil professional tipus d’un lloc de comandament (cap de servei).

PERFIL FORMATIU

TIPUS I NOM DE LA COMPETÈNCIA

Clau

Nivells

1

2

3

4

COMPETÈNCIES ESTRATÈGIQUES DE L’ADMINISTRACIÓ LOCAL

Gestió eficient dels recursos públics

☑

☐

☐

☑

☐

Planificació, organització i avaluació de serveis públics

☑

☐

☐

☑

☐

COMPETÈNCIES QUALITATIVES DE FUNCIÓ DIRECTIVA

Desenvolupament de persones i d’equips

☑

☐

☐

☑

☐

Direcció de persones

☑

☐

☐

☐

☑

Gestió del canvi i lideratge

☐

☐

☑

☐

☐

Treball transversal en la prestació de serveis

☐

☐

☑

☐

☐

Visió estratègica local

☐

☐

☑

☐

☐

COMPETÈNCIES QUALITATIVES TRANSVERSALS

Influència i persuasió

☑

☐

☐

☑

☐

Presa de decisions

☑

☐

☐

☑

☐

COMPETÈNCIES TÈCNIQUES COMPLEMENTÀRIES

Planificació i gestió de projectes tècnics a l’Administració local

☐

☐

☐

☐

☑

Però la responsabilitat del desenvolupament d’una persona no pot recaure exclusivament del costat del responsable de l’equip; cada individu ha de tenir l’actitud i la motivació suficient per implicar-se en el seu desenvolupament professional. És un treball conjunt i, com a tal, es va recollir a la totalitat de perfils professionals incorporant la competència d’aprenentatge permanent.

Així doncs, al diccionari de competències de la Direcció de Serveis de Formació, podem trobar-hi:

  1. Desenvolupament de persones i d’equips, adreçat a personal de comandament.
  2. Aprenentatge permanent adreçat a personal de base.

Als quadres següents, s’hi pot comprovar fàcilment com aquestes competències són complementàries:


DESENVOLUPAMENT DE PERSONES I D’EQUIPS

Definició de la competència

Identificar les potencialitats i les necessitats de desenvolupament dels/de les seus/seves col·laboradors/ores i oferir-los els mitjans (formació, suport, oportunitats i experiències) més adients per tal que puguin millorar i créixer professionalment.

Implicacions de la competència
  • Motivar els seus col·laboradors davant l'aprenentatge.
  • Actuar com a tutor i coach dels seus col·laboradors.
  • Documentar i elaborar protocols dels processos de treball.
  • Comprensió bàsica dels principis de l’aprenentatge adult i del desenvolupament de competències professionals.
  • Utilitzar el lloc de treball com a espai d’aprenentatge.
  • Delegar per afavorir l'aprofitament del potencial dels seus col·laboradors.
  • Identificar necessitats formatives individuals i d’equip.
  • Conèixer l’oferta formativa adreçada als empleats públics locals.

Desenvolupar aquesta competència suposa afavorir el que s’anomena aprenentatge informal, mecanisme clau a través del qual la persona adulta desenvolupa i perfecciona les seves capacitats tècniques.


APRENENTATGE PERMANENT

Definició de la competència

Fet de dedicar temps i esforç personal a mantenir-se actualitzat professionalment, i fer que els altres també ho estiguin, contribuint a una millor gestió del coneixement organitzatiu.

Implicacions de la competència
  • Estar al dia de les novetats dins del seu àmbit professional (llegir documentació especialitzada, mantenir contactes amb professionals, etc.)
  • Tenir curiositat activa per conèixer idees, noves tendències i camps d’experiència nous.
  • Saber decidir quina és la formació necessària per a un mateix.
  • Aplicar ràpidament els nous coneixements apresos en les situacions de treball.
  • Desig d’aprendre i millorar professionalment.
  • Dedicar temps i esforços personals.
  • Capacitat d’extreure aprenentatges de totes les situacions professionals, tant les que signifiquen èxit com les de fracàs.
  • Adaptar-se fàcilment a situacions i persones diferents i noves amb una actitud d’aprenentatge.

Aquesta competència posa l’èmfasi en el fet que un professional és el principal responsable, i principal protagonista, de la seva actualització tècnica, de la millora de les seves habilitats. En el cas dels empleats públics, aquesta actualització professional està recollida a l’EBEP.

D’altra banda, la tasca de desenvolupament (fer créixer l’equip) -portada a terme pel personal de comandament i directiu- està interrelacionada amb una preocupació de qualsevol organització, com és la gestió del coneixement, i amb una funció clau del departament de RRHH com és la gestió del talent.

Dins de la política de RRHH la gestió del talent és una actuació imprescindible per a una organització que vol anticipar situacions com ara la creació de noves línies de servei, la promoció interna, la substitució de persones (jubilacions), de manera que es preservi el coneixement i l’experiència acumulats.

Intervenció del comandament

El personal de comandament té al seu abast diferents instruments per afavorir aquest desenvolupament.

La seva intervenció es pot estructurar temporalment, abans, durant i després de la formació, i comprèn actuacions de diferents tipus:

Abans de la formació:

  1. Col·laborant amb RRHH/referents de formació en el procés de detecció i d’anàlisi de necessitats, que hauria d’esdevenir un procés natural, incorporat a l’activitat quotidiana. O demanant orientació sobre les possibilitats que pot trobar a l’oferta que diferents institucions adrecen als diversos col·lectius professionals del seu equip.
  2. Portant a terme l’avaluació de l’acompliment (o, en el seu lloc, el seguiment de les tasques i responsabilitats encomanades), que hauria de comportar, quan sigui necessari, l’elaboració d’un pla de millora individual, o d’un pla de desenvolupament individual.
  3. Afavorint l’aprenentatge informal a través de l’organització de la tasca quotidiana. Cal conèixer i aplicar models i instruments organitzatius que afavoreixen el desenvolupament: Situacions de comunicació i d’intercanvi, treball en parelles, mentorització, delegació, encàrrecs, treball en equip, participació, representació, benchmarking intern, etc.
  4. Creant les condicions organitzatives adequades per tal que els col·laboradors puguin participar en les accions formatives relacionades amb les seves necessitats i/o els seus interessos.
  5. Estimulant i afavorint tant la formació interna com l’externa, donant espai a la posada en marxa de processos d’innovació.
  6. Resolent possibles conflictes amb altres membres de l’equip.

Durant la formació:

  1. Valorant la formació contínua programada com una oportunitat de millora de la persona i de l’equip.
  2. Afavorint la generació d’expectatives positives respecte de la formació a través de la comunicació i del diàleg sobre els diferents programes a l’abast de l’equip.
  3. Redistribuint tasques si és necessari.
  4. Fent el seguiment de l’acció formativa que desenvolupa el/la col·laborador(a), generant un espai que faciliti la seva dedicació.

Després de la formació:

  1. Facilitant la posada en marxa de noves maneres de fer, o d’innovacions, producte dels aprenentatges assolits.
  2. Socialitzant el coneixement adquirit amb la resta de l’equip i l’organització.
  3. Fent el seguiment i comprovant que no sorgeixen resistències, ni obstacles, a la innovació o a la millora que és producte dels aprenentatges assolits mitjançant un procés de formació.
  4. Tenint en compte, i programant, la importància de donar un bon feedback als col·laboradors, individual i col·lectiu, i al departament de formació o de RRHH.
Pujar