9. El responsable de protocol

En alguns ajuntaments mitjans o petits, de vegades no hi ha una persona determinada que faci aquesta tasca.

Podem trobar que probablement se n’encarrega el cap del Gabinet de l’Alcaldia, És bo de coordinar amb aquesta persona l’agenda de l’alcalde/essa, sobretot si, com a màxima autoritat local, ha de presidir l’acte.

És adequat comunicar-li l’acte o esdeveniment que organitzarem, perquè a través del Gabinet de Premsa se’n farà la difusió oportuna i rebrà trucades dels mitjans de comunicació comarcals. Per tant, ha de saber què fem, quins actes s’organitzaran i les dades generals sobre el tipus d’acte, per si considera que s’ha de difondre a la premsa (falques a la ràdio, anuncis a la premsa escrita, etc.) i perquè disposi de dades suficients per si els mitjans sol·liciten una entrevista amb el responsable polític (sigui alcalde o regidor). Cal pensar en el cronograma i els departaments afectats des de la globalitat.

Si no hi ha un cap de Protocol i Relacions Públiques assignat, cal que cada acte o esdeveniment tingui assignat un responsable de l’acte, una persona de l’àrea corresponent que l’organitzarà. Alternativament pot nomenar-se una persona responsable de cada àmbit organitzatiu o departament:

Si l’acte és d’esports …………………………………………..

Si l’acte és de cultura ………………………………………….

Si l’acte és de benestar social ………………………………..

Si l’acte és de formació ………………………………………..

Si l’acte és d’urbanisme ……………………………………….

Cal que algú (amb nom i cognoms) el lideri i se’n faci responsable per evitar duplicitats o oblits.

Posteriorment, s’ha de pensar si cal col·laboració d’altres departaments i quina persona en serà la interlocutora. Gairebé sempre necessitem suport de serveis (via pública), policia local i premsa. També es poden subcontractar serveis externs (sonorització, muntatge d’infraestructures, temes logístics o càtering). Crearem fitxes de proveïdors i seguirem l’esquema de treball ADD (abans, durant i després de l’acte).

En alguns ajuntaments, la secretària de càrrecs només fa la funció de reservar l’agenda del seu regidor, preparar la documentació per portar a la signatura i filtrar trucades telefòniques. En altres ajuntaments, a més, supervisa els actes que es fan des de la regidoria assignada, assisteix als esdeveniments per redactar les actes de les reunions, acull i rep les visites i assisteix els regidors en actes propis.