L'optimització del temps laboral s'assolirà en el moment que la persona que ocupa un càrrec pugui assolir tots els seus objectius sense dedicar més temps que el que correspon a la seva jornada laboral.
Però, en general, les condicions normals de desenvolupament del treball són de sobreocupació o subocupació (la primera de les quals és cada vegada més freqüent).
La càrrega de treball estableix certs límits a la quantitat d'activitats que es poden encomanar a cada lloc de treball.
S'han de tenir en compte les capacitats individuals i la naturalesa dels objectius assignats, més una sèrie de variables:
El temps és el principal recurs professional i ha de ser administrat de manera que s'acompleixin tots els objectius sense precipitacions. L'ús del temps només adquireix importància quan hi ha objectius que s'han d'assolir, tot interpretant els objectius com a concrecions específiques pel que fa als resultats desitjats.
Normalment es parla de controlar el temps quan el seu control no és possible. L'única possibilitat és controlar les nostres activitats.
El temps és molt fàcil de perdre sense possibilitat de recuperar-lo. Com a mínim cal ser conscient de quines són les raons, i trobem que les més importants són de caire personal:
Pensa en les activitats que fas un cap de setmana normal, quan tens ganes de fer tot allò que normalment la feina t'impedeix fer… Aprofites realment el temps?
S'ha de planificar la feina abans d'executar-la. És millor invertir el temps en la planificació que en la correcció, tot assignant a cada tasca el temps i els recursos necessaris.
L'anàlisi del temps real dedicat a cada tasca i la seva quantificació són un pas imprescindible en la recerca de l'eficiència, ja que permetria valorar disfuncions organitzatives susceptibles de ser millorades.