2. Programació

Quan es parla de programació, es fa referència a l’organització de les tasques de manteniment, tenint en compte:

  • Els recursos materials i humans de què es disposa.
  • El factor de temporalitat, és a dir, en quina època es realitza cada una de les feines i la freqüència amb què es fan.
  • La tipologia d’espai, l’entorn on es troba situat, de manera que no s’intervé d’igual forma en un espai verd que rep pressió ciutadana per la seva localització que en un espai de transició, considerat com a perimetral del municipi o localitzat a l’entorn de les zones de polígons.

És important, quan un es troba davant d’un quadre de programació, saber prioritzar les tasques, de manera que aquelles feines que siguin més importants (ja sigui perquè la zona rep molta pressió ciutadana, per necessitats de la vegetació o per risc i interferències en el funcionament habitual del municipi) seran les que primer se situaran.

També s’han de tenir en compte aquelles feines que tenen una freqüència molt baixa, que es realitzen un o dos cops al llarg de l’any però que no es poden oblidar. Introduir-les en la programació anual és la manera de no passar-les per alt i tenir-les en compte. Sol succeir, amb aquests tipus de feina menys habituals, que si no les hem valorat en la programació, les hem d’incorporar com a incidència, i això en dificulta el manteniment.

2.1. Calendari de programació

Abans de començar a plantejar un calendari de programació per a cada espai tenint en compte com està configurat (si té gespa, reg, arbustos, arbrat, etc.), és necessari fer un calendari de programació anual genèric.

En aquest calendari genèric, se situen, per un costat, els mesos de l’any, i per l’altre, les tasques per desenvolupar en tot el municipi. En el requadre on coincideixen el mes i la tasca que s’ha de realitzar, s’anotarà la freqüència amb què s’hauria de fer aquella determinada feina. Per tant, per elaborar-lo, caldrà temporalitzar quines feines es realitzen en cada època de l’any segons la seva freqüència. És per això que aquest calendari s’assembla al de temporalització, però amb el criteri de freqüència incorporat.

A més, cal afegir aquelles tasques que, tot i realitzar-les una sola vegada a l’any, tenen una data de realització aproximada.

Com més ben desenvolupat estigui un calendari de programació anual genèric, menys incidències sorgiran, i per tant, s’optimitzen tant els recursos humans com els recursos materials.

2.2. Planificació anual / mensual /setmanal

Amb el calendari de programació genèric, ja es podrà fer una planificació segons cada jardí o espai verd.

La planificació anual concreta de cada espai permet visualitzar, a cop d’ull, les feines repartides al llarg de l’any i està definida per la tipologia de l’espai, tenint en compte la seva configuració i el lloc on està situat: si rep molta pressió ciutadana o no, quina tipologia de vegetació hi ha, l’ús que se’n fa, si s’hi celebren esdeveniments, etc.

La planificació mensual i la setmanal ens donen una idea ràpida de quines feines s’han de desenvolupar durant un període de temps més concret. Aquestes planificacions permeten:

  • Traspassar aquesta informació a l’ordre de treball de les colles o brigades.
  • Repartir de manera equitativa les tasques.
  • Visualitzar les necessitats de maquinària, tant d’ús compartit com d’aquelles que s’hagin de llogar per feines puntuals.
  • Observar si hi ha alguna tasca prioritària per sobre d’altres, i així transmetre-ho en l’ordre de treball.

És recomanable incorporar en la programació setmanal un temps determinat a cada brigada o operari per poder realitzar el manteniment bàsic de les màquines que tingui assignades, així com un espai concret (taller) per poder-lo fer.

2.3. Ordre de treball i albarà de feina

Ordre de treball

Document per escrit que es dóna a la persona que ha de desenvolupar determinades tasques de manteniment. Podrà ser mensual o setmanal. És important que les ordres de treball continguin informació respecte a:

  • Lloc: on s’ha de desenvolupar la feina (en quin espai concret). Respecte a la terminologia que es dóna a cada espai, és recomanable crear un codi per a cada espai, de manera que no porti a confusió. Aquest codi definit es pot traspassar a un plànol, de manera que tots els treballadors implicats en el servei de manteniment es referiran al mateix espai.
  • Maquinària: quina serà la necessària. És recomanable indicar a l’ordre de treball determinades feines que requereixin una màquina específica i que no sigui d’ús habitual, de manera que es faciliti la feina als treballadors a l’hora de carregar màquines i eines.
  • Material: què serà necessari (plantes, llavors, adob, etc.). És recomanable que es marqui la quantitat.

Per a la feina d’adobar les gespes, està bé indicar quants g/m² d’adob s’ha d’aportar, i fins i tot indicar per a cada espai que s’adoba quina quantitat és necessària. D’aquesta manera, s’eviten excessos d’adob, de terra, de plantes, etc.

  • Equip de personal: qui està destinat a fer aquella tasca. L’ordre de treball és convenient fer-la per a cada brigada i tenir en compte les capacitats i categories professionals que configuren cada una de les colles de manteniment.
  • Dia (si és necessari): assenyalar quan s’ha de desenvolupar la feina. Si no s’indica, significa que el cap de colla pot organitzar la feina segons prioritats establertes. Pot succeir que determinades tasques s’hagin de realitzar un dia concret o bé a una hora establerta (com segar gespa de piscina municipal abans de l’obertura als banyistes), i per tant, convé indicar-ho a l’ordre de treball.

Per tal que la persona que rep l’ordre de treball no tingui confusió, és important que aquesta sigui clara i entenedora, amb indicacions molt determinades segons la tipologia de feina que s’ha de realitzar i indicant, si és necessari, aquells criteris que s’han d’aplicar en determinats tipus de manteniment.

L’ordre de treball no hauria d’indicar, en principi, el procediment per desenvolupar una determinada feina, ja que s’entén que els operaris coneixen la manera de realitzar les feines de manteniment.

Albarà de feina

Aquest ha de reflectir les feines executades durant la jornada de treball o la setmana, i ha de ser fàcil d’emplenar per part dels operaris, de manera que ha d’anar molt lligat a l’ordre de feina. A l’albarà, la informació important és:

  • Hores dedicades: concretament, del personal en cada feina de cada espai, és a dir, quant temps s’ha dedicat a realitzar cada feina de manteniment en un espai verd. D’aquesta dada, es podrà treure el rendiment del personal i de les tasques, ajustar les programacions següents i conèixer la càrrega de feina que implica cada tasca.
  • Maquinària utilitzada i hores d’utilització: aquesta dada s’utilitza en l’amortització de la maquinària. També permet conèixer les hores de funcionament i saber quin manteniment preventiu s’ha de fer de la màquina en funció de les hores d’ús.
  • Feina finalitzada o no: caldrà saber si la feina s’ha executat totalment o bé s’ha de tornar per finalitzar-la.
  • Material que han utilitzat: per poder imputar les despeses que comporta cada un dels espais que es mantenen i poder valorar quin cost en material té cada un dels jardins.
  • Incidències: observacions que els operaris hagin vist de l’espai verd mantingut i que serà important integrar-les en la programació següent. Com més clara sigui la programació, més fàcil és integrar les possibles incidències, i sovint hi ha menys incidències gràcies a la bona organització del servei.

2.4. Correcció d’incidències no programades

És important saber que com més programades i controlades es tinguin les feines que s’han d’executar, menys dificultat hi haurà a l’hora de resoldre incidències fora de la programació. S’ha d’evitar la sensació “d’apagar focs” que sovint s’observa en algunes brigades de jardineria dedicades al manteniment dels espais verds.

La feina de manteniment de jardineria ha de ser una feina programada i marcada, a la qual, a vegades, s’incorporen noves tasques per incidències o per canvis de prioritat, però la introducció contínua de noves feines deguda a una mala organització no pot ser la manera habitual de funcionament.

Quan, pel motiu que sigui, entra una incidència o una urgència al servei, cal saber prioritzar. Així, doncs, les preguntes que ens haurem de formular seran:

  • Realment és una urgència? A vegades es passen com a urgències reclamacions que no són tan urgents, i per tant, s’ha de valorar i avaluar el nivell de gravetat d’aquesta incidència.
  • En quant temps real hauria d’estar resolta? (dins la jornada, en 24 h, en 48 h, etc.). D’aquesta manera, si la incidència es pot resoldre en les jornades posteriors, es passarà a la programació d’alguna de les brigades.
  • Aquesta incidència és repetitiva? Si la resposta és afirmativa, s’haurà de passar al calendari de programació com una tasca més habitual del servei de manteniment de jardineria.

Tallar alguna branca d’arbre quan arriba el Nadal per a la col·locació de determinades il·luminacions. Si es coneix que cada any des d’altres departaments notifiquen que s’ha de realitzar, és recomanable incorporar la tasca “repàs d’arbrat llums de Nadal” a la programació anual, de manera que ja entri dins de l’organització i programació habituals.

  • A qui assignem la urgència o incidència? S’ha de valorar, de les colles que estiguin realitzant les tasques de manteniment, quina és la més preparada en aquell moment per resoldre la incidència, i a la vegada plantejar a quina li afectarà menys per la tasca que estigui desenvolupant segons la programació setmanal.

Aquest tarannà d’afegir noves tasques contínuament pot crear angoixa i descontrol, que es pot acabar transmetent a la feina diària. És per aquest motiu que serà de vital importància establir una bona programació considerant tots els aspectes tractats.